Datenschutzhinweis im Zusammenhang mit der Nutzung des Meldeportals nach HinSchG (D) und HSchG (A)

Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage

Das von betroffenen Gesellschaften der Firma Kreutzpointner (EFK, EKA, AEK und Vulidity) eingerichtete Meldesystem dient dazu, Hinweise auf im HinSchG geregelte Verstöße auf einem vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Meldesystems in Deutschland ist gestützt auf § 10 i.V.m. §§ 13 und 24 HinSchG, in Österreich auf § 8 HSchG zu dessen Umsetzung die einzelnen Gesellschaften verpflichtet sind.

Verantwortliche Stelle

Die für den Datenschutz verantwortlichen Stellen des Hinweisgebersystems sind die

  1. Elektro Kreutzpointner GmbH
  2. Automation Elektro Kreutzpointner GmbH
  3. Elektro Kreutzpointner Austria GmbH
  4. Vulidity GmbH

als autonom verantwortliche Stellen. Die verantwortliche Stelle zu 1 ist von den Stellen zu 2, 3 und 4 mit der Bearbeitung der eingehenden Hinweisgebermeldungen beauftragt. Hierfür wurde zudem jeweils eine Vereinbarung der gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO geschlossen.

Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden per E-Mail verschlüsselt an das zugehörige Funktionspostfach hinweisgeber[at]kreutzpointner.de übermittelt. Die Daten werden damit auf einem lokalen Server der Firma Elektro Kreutzpointner GmbH in Burghausen gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur durch autorisierte Personen möglich. Andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten.

Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen, wenn Sie diese mitangeben:

Weiterhin werden Angaben über angebliche Verhaltensverstöße und damit einhergehende Sachverhalte verarbeitet.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung:

Personenbezogene Daten des Hinweisgebers werden in der Regel nur mit seiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DGSVO) verarbeitet. Diese Einwilligung erfolgt konkludent mit Übersenden der Daten an uns. In den übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Hinweisgebersystem auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit f zur Wahrung des überwiegenden berechtigten Interesses der Firma Kreutzpointner. Dieses berechtigte Interesse liegt darin, (schwerwiegende) Verdachtsfälle über sämtliche Regelverstöße die im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem gemeldet werden und in Zusammenhang mit der Firma Kreutzpointner stehen zu bearbeiten und die Firma Kreutzpointner und ihre Beschäftigten vor dadurch möglichen Schäden zu schützen. Da die Meldung von Verstößen rechtliche Konsequenzen durch z. B. Strafverfolgung, Schadenersatzforderungen und immensen Imageschaden mit sich ziehen kann und die es zu vermeiden gilt, überwiegen die schutzwürdigen Interessen der Betroffenen nicht.

Zudem kommt als rechtliche Grundlage die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. §§10, 12, 13. 14 HinSchG in Frage.

Vertrauliche Behandlung von Hinweisen

Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter Mitarbeiter der Firma Kreutzpointner entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die mit der Aufgabe betreuten Mitarbeiter prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.

Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der Firma Kreutzpointner oder Mitarbeitern von anderen Tochtergesellschaften weiterzugeben, bzw. zu besprechen, z.B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.

Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Information der beschuldigten Person

Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Sollte eine Information an die beschuldigte Person die Ermittlung des Sachverhaltes gefährden, so unterbleibt diese vorerst und die beschuldigte Person kann sich bei Kenntnis darüber in diesem Fall nicht auf einen Verstoß datenschutzrechtlicher Informationspflichten berufen. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.

Betroffenenrechte

Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dokumentation eingegangener Meldungen, die von diesem Gesetz umfasst ist und in diesen Anwendungsbereich fällt, kann bis zu 3 Jahre aufbewahrt werden. Werden allerdings gerichtliche und/oder anderweitige Verfahren eingeleitet, werden die Daten bis zum Verfahrensabschluss oder bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen gespeichert. Daten die aus offensichtlich grundlos abgegebenen Meldungen generiert werden, werden unmittelbar wieder gelöscht.

Hinweise zum Versand von Anhängen

Möchten Sie Anhänge mit übermitteln, so wählen Sie bitte einen der Medienkanäle, der dies ermöglicht oder kopieren Sie den Text in das Kontaktformular. Bitte beachten Sie auch jederzeit folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre möglicherweise gewünschte Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie auch hier den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext.